Procedimientos del proceso

La aparición de la informática ha revolucionado la práctica administrativa. Si bien es una herramienta de gran valor para la gestión y la administración de las empresas e instituciones, también puede jugar en contra esa propia gestión: Cuando hay que recuperar una información al cabo de unos años  o simplemente cuando quien la generó está de vacaciones, nadie sabe cómo llegar a ella. Hay que evitar esa la pérdida de información esencial que perjudica en gran manera a la propia institución y su personal que debe invertir grandes esfuerzos para recuperarla.

Se deben de reunir el secretario, los informáticos y la/el archivista, y coinciden en que había que emplear dicha conversación para tener un protocolo y normalizar en la organización el modo de guardar y nombrar los documentos en soporte electrónico que cada persona de la organización crea en el ejercicio de sus funciones.

Para aplicar plenamente este proyecto es imprescindible que toda la organización esté conectada en red a un servidor general. El personal debe utilizarlo para el desarrollo de su actividad cotidiana ya que además de ofrecer la garantía de las copias de seguridad diarias, son unidades compartidas por todos los usuarios y facilitan el trabajo colaborativo.

1- Se crea una carpeta para cada Mes.

El acceso a cada una de las carpetas sólo está permitido a las personas asignadas a ellas, es decir, sólo quién pertenece a una determinada área de gestión, puede acceder a esa determinada carpeta.

2- Se crean subcarpetas por determinadas funciones, se crearan códigos dependiendo de la función que se realice, estos códigos alfanuméricos son los que manejan el archivista.

3- Se crean unas carpetas específicas destinadas a guardar esta información, por ejemplo: 

- Escaneadas: Cada documento escaneado en las impresoreas-escaner de la empresa se guardará automáticamente en esa carpeta de manera temporal.
- Correspondencia.
- Para usuarios. 

Para garantizar la perdurabilidad de la estructura sólo puede  realizar modificaciones el o la archivista (en cuanto a contenidos y permisos de personal).

Para ofrecer uniformidad a la gestión documental de la corporación se aprobaron las siguientes reglas sobre cómo identificar las carpetas:

- No se permite dar nombres propios, ni iniciales, ni ninguna referencia personalizada.

- El nombre debe tener una alargada no superior a 12 caracteres. Hay que priorizar el uso de abreviaturas y acrónimos (debe aplicarse también a las unidades documentales simples).

- Se aconseja que no existan más de cinco niveles de carpetas.

- Deberán crearse siguiendo criterios cronológicos, alfabéticos, de organización interna o similares. Se escogerá el más apropiado y se mantendrá. Para la mayor parte de las funciones la opción cronológica es la mejor, una carpeta por año y dentro de ella una carpeta para cada número de expediente a fin que, la ruta informática, nos dé el código completo de cada expediente.

 Núria CANYELLES VILAR, Nº 4 (junio 2011), La denominación de carpetas o la organización de los documentos electrónicos en el Ayuntamiento de Torredembarra, p. 236

Una vez implantado el sistema el proceso:

Los chóferes de la compañía de mudanzas tienen que tener un documento tipo contrato del encargo de las casa donde ofrecen sus servicios, ese documento lo ingresan a la organización, la secretaria lo recibe, lo analiza y si le falta algún dato lo devuelve al chófer para que lo vaya a rellenar donde le faltó.
Si está correcto, lo anota en los instrumentos de control de entrada para tener un registro de las mudanzas finalizadas, lo traslada al archivista para que haga su respectivo tratamiento (Identificarlo, describirlo, clasificarlo, etc), luego lo escanea para obtener un respaldo y su digitalización, el físico después de todo su tratamiento lo archiva, cuando el digital se ingresa se acatan las reglas del nuevo sistema, así lo nombra de la manera correcta, una vez que lo tiene organizado de la forma que se implantó el sistema lo transfiere al informático para que lo respalde subiéndolo en la nube, lo tiene en su computador y actualiza base de datos.