Charter - Acta del Proyecto

Charter - Acta del Proyecto

Fecha de elaboración del acta:10-11-2016

Nombre del proyecto: Ordenación de Carpetas en la Organización MUDANZZA. 

Fecha de inicio del proyecto: Julio 2016

Fecha prevista de finalización del proyecto: Diciembre 2016

Objetivos

·         Objetivo General:

o   Organizar documentos electronicos en carpetas mediante la gestion documental, aplicando normas e instrumentos, para su implantacióny que así se logre un impacto positivo en la organización. 

·         Objetivo Específico:

o   a) Evitar duplicación de información.

o   b) Obtener maximo provecho de la informacion existente.

o   c) Agilizar procesos de obtención de documentos.

Justificación del proyecto: ¿Por qué es necesario el proyecto?

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación, recuperación y la información general.

Es necesario realizar el proyecto para un mejor control de los documentos desde el momento de su producción en las ofcinas y es indispensable poder recuperarlos en su calidad de testimonio legal y como integrante de la historia de sí mismo. 

Descripción del proyecto:

¿Qué es el proyecto?

Descripción de los productos intermedios y finales del proyecto

·          Producto final:

o    Consultoría de los servicios profesionales en arquitectura e ingeniería para la elaboración de planos constructivos de la edificación de una capilla de la Iglesia de los Santos de los Últimos días en San Ramón de Alajuela.

·          Productos intermedios:

o   

Ventajas y beneficios del proyecto

Entender el proceso de flujo del Sistema de Información

Realizar correctamente el proceso de flujo de los documentos

Lograr los objetivos de forma eficaz y eficiente de la Unidad de documentos.

Supuestos:
-El personal conoce los programas y sistemas operativos que se utilizan en la organización.
-La documentación se presenta en idioma español para entendimiento de los usuarios.

Riesgos / Restricciones:

-Riesgo de que el personal completo no asuma los cambios propuestos en el proyecto.
-Restricciones al personal involucrado del proyecto. 

Identificación de los involucrados:

·          Beneficiarios directos:

oUsuarios

·          Beneficiarios indirectos:

o Trabajadores de la organización

·          Líder del proyecto:

o  Jorge Mendiola
o María Angélica Chaverri

·          Otros involucrados

o  Personas jurídicas
o Informáticos

Aspectos de calidad

Objetivos de calidad:
a Seguir un proceso normalizado en el flujo de los documentos
b Involucrar a todos los usuarios que hacen uso en los documentos de la Unidad de Documentos

c Proveer a los usuarios de las normas utilizadas para la creación del flujo para mayor información y entendimiento del proceso de información

Parámetros de calidad y criterios de aceptación:

Parámetros de calidad	Criterios de Aceptación
Aceptación del proyecto por parte de los involucrados	total
Conocimiento del proyecto por parte de los usuarios	total

Autorización del proyecto

Firma de patrocinador / fecha

Firma del Director de proyecto / fecha