miércoles, 7 de diciembre de 2016

Descripción del Caso 

El control de los documentos desde el momento de su producción en las oficinas es indispensable para poder recuperarlos en su calidad de testimonio legal, como elemento integrante de la historia de si mismo.  

Este blog va dirigido a Instituciones, empresas o personas que quieran saber la manera correcta de ordenar sus carpetas en su computadora de una forma fácil y correcta y entender el flujo del proceso dentro del Sistema de Información, este caso esta creado de manera ficticia, para referencia del usuario.

La empresa a la que va dirigida tal proceso es una empresa pequeña, aproximadamente de 20 trabajadores los cuales se encargan transporte de mudanzas, existía un sistema actualmente manual y se plantea una sistematización de la forma de ordenar las carpetas en los ordenadores de la empresa.

Los involucrados son estudiantes de segundo año de la Carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica. El blog es una recopilación de los temas tratados durante el curso aplicados a los Sistemas de Información:

  • Su ordenación 
  • Entendimiento conceptual
  • Diagrama de flujo
  • Diagrama y modelo entidad-relación y 
  • Procedimiento del proceso de un Sistema de Información
Se detallan las herramientas del proceso, se añade un diccionario de datos para mayor entendimiento de los conceptos utilizados dentro del modelo entidad-relación que se lleva a cabo para explicar el flujo del proceso, además de una propuesta de seguridad y una propuesta de experiencia de usuario.  

martes, 6 de diciembre de 2016

Charter - Acta del Proyecto

Charter - Acta del Proyecto


Fecha de elaboración del acta:10-11-2016
Nombre del proyecto: Ordenación de Carpetas en la Organización MUDANZZA. 
Fecha de inicio del proyecto: Julio 2016
Fecha prevista de finalización del proyecto: Diciembre 2016


Objetivos
·         Objetivo General:
o   Organizar documentos electronicos en carpetas mediante la gestion documental, aplicando normas e instrumentos, para su implantacióny que así se logre un impacto positivo en la organización. 
·         Objetivo Específico:
o   a) Evitar duplicación de información.
o   b) Obtener maximo provecho de la informacion existente.
o   c) Agilizar procesos de obtención de documentos.

Justificación del proyecto: ¿Por qué es necesario el proyecto?

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación, recuperación y la información general.
Es necesario realizar el proyecto para un mejor control de los documentos desde el momento de su producción en las ofcinas y es indispensable poder recuperarlos en su calidad de testimonio legal y como integrante de la historia de sí mismo. 

Descripción del proyecto:
¿Qué es el proyecto?


Descripción de los productos intermedios y finales del proyecto
·         Producto final:
o   Consultoría de los servicios profesionales en arquitectura e ingeniería para la elaboración de planos constructivos de la edificación de una capilla de la Iglesia de los Santos de los Últimos días en San Ramón de Alajuela.
·         Productos intermedios:
o  

Ventajas y beneficios del proyecto
Entender el proceso de flujo del Sistema de Información
Realizar correctamente el proceso de flujo de los documentos
Lograr los objetivos de forma eficaz y eficiente de la Unidad de documentos.

Supuestos:
-El personal conoce los programas y sistemas operativos que se utilizan en la organización.
-La documentación se presenta en idioma español para entendimiento de los usuarios.

Riesgos / Restricciones:
-Riesgo de que el personal completo no asuma los cambios propuestos en el proyecto.
-Restricciones al personal involucrado del proyecto. 

Identificación de los involucrados:

·         Beneficiarios directos:
oUsuarios
·         Beneficiarios indirectos:
o Trabajadores de la organización
·         Líder del proyecto:
o  Jorge Mendiola
o María Angélica Chaverri
·         Otros involucrados
o  Personas jurídicas
o Informáticos

Aspectos de calidad
Objetivos de calidad:
a Seguir un proceso normalizado en el flujo de los documentos
b Involucrar a todos los usuarios que hacen uso en los documentos de la Unidad de Documentos
c Proveer a los usuarios de las normas utilizadas para la creación del flujo para mayor información y entendimiento del proceso de información

Parámetros de calidad y criterios de aceptación:
Parámetros de calidad
Criterios de Aceptación

Aceptación del proyecto por parte de los involucrados
total

Conocimiento del proyecto por parte de los usuarios
total


Autorización del proyecto

Firma de patrocinador / fecha


Firma del Director de proyecto / fecha

sábado, 3 de diciembre de 2016

Procedimientos del proceso

La aparición de la informática ha revolucionado la práctica administrativa. Si bien es una herramienta de gran valor para la gestión y la administración de las empresas e instituciones, también puede jugar en contra esa propia gestión: Cuando hay que recuperar una información al cabo de unos años  o simplemente cuando quien la generó está de vacaciones, nadie sabe cómo llegar a ella. Hay que evitar esa la pérdida de información esencial que perjudica en gran manera a la propia institución y su personal que debe invertir grandes esfuerzos para recuperarla.

Se deben de reunir el secretario, los informáticos y la/el archivista, y coinciden en que había que emplear dicha conversación para tener un protocolo y normalizar en la organización el modo de guardar y nombrar los documentos en soporte electrónico que cada persona de la organización crea en el ejercicio de sus funciones.

Para aplicar plenamente este proyecto es imprescindible que toda la organización esté conectada en red a un servidor general. El personal debe utilizarlo para el desarrollo de su actividad cotidiana ya que además de ofrecer la garantía de las copias de seguridad diarias, son unidades compartidas por todos los usuarios y facilitan el trabajo colaborativo.

1- Se crea una carpeta para cada Mes.

El acceso a cada una de las carpetas sólo está permitido a las personas asignadas a ellas, es decir, sólo quién pertenece a una determinada área de gestión, puede acceder a esa determinada carpeta.

2- Se crean subcarpetas por determinadas funciones, se crearan códigos dependiendo de la función que se realice, estos códigos alfanuméricos son los que manejan el archivista.

3- Se crean unas carpetas específicas destinadas a guardar esta información, por ejemplo: 
- Escaneadas: Cada documento escaneado en las impresoreas-escaner de la empresa se guardará automáticamente en esa carpeta de manera temporal.
- Correspondencia.
- Para usuarios. 

Para garantizar la perdurabilidad de la estructura sólo puede  realizar modificaciones el o la archivista (en cuanto a contenidos y permisos de personal).

Para ofrecer uniformidad a la gestión documental de la corporación se aprobaron las siguientes reglas sobre cómo identificar las carpetas:

- No se permite dar nombres propios, ni iniciales, ni ninguna referencia personalizada.
- El nombre debe tener una alargada no superior a 12 caracteres. Hay que priorizar el uso de abreviaturas y acrónimos (debe aplicarse también a las unidades documentales simples).
- Se aconseja que no existan más de cinco niveles de carpetas.
- Deberán crearse siguiendo criterios cronológicos, alfabéticos, de organización interna o similares. Se escogerá el más apropiado y se mantendrá. Para la mayor parte de las funciones la opción cronológica es la mejor, una carpeta por año y dentro de ella una carpeta para cada número de expediente a fin que, la ruta informática, nos dé el código completo de cada expediente.

 Núria CANYELLES VILAR, Nº 4 (junio 2011), La denominación de carpetas o la organización de los documentos electrónicos en el Ayuntamiento de Torredembarra, p. 236

Una vez implantado el sistema el proceso:

Los chóferes de la compañía de mudanzas tienen que tener un documento tipo contrato del encargo de las casa donde ofrecen sus servicios, ese documento lo ingresan a la organización, la secretaria lo recibe, lo analiza y si le falta algún dato lo devuelve al chófer para que lo vaya a rellenar donde le faltó.
Si está correcto, lo anota en los instrumentos de control de entrada para tener un registro de las mudanzas finalizadas, lo traslada al archivista para que haga su respectivo tratamiento (Identificarlo, describirlo, clasificarlo, etc), luego lo escanea para obtener un respaldo y su digitalización, el físico después de todo su tratamiento lo archiva, cuando el digital se ingresa se acatan las reglas del nuevo sistema, así lo nombra de la manera correcta, una vez que lo tiene organizado de la forma que se implantó el sistema lo transfiere al informático para que lo respalde subiéndolo en la nube, lo tiene en su computador y actualiza base de datos.



viernes, 2 de diciembre de 2016

Detalle de las Herramientas del Proceso


Herramienta
Utilidad
Software
Resultado de imagen de software
Diversos Programas mas que todo procesadores de texto, bases de datos, calendarios etc, útil para hacer que los procesos se sistematicen, funcionen agilmente y optimizar los procesos empresariales. 
Hardware
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La información Transmitida es evidentemente cosa del software, de los programas y órdenes que el computador recibe, pero está claro que nada de eso se podría llevar a cabo si no existe un hardware capaz de dar soporte a todo el proceso. y es súper importante el elegir un hardware adecuado para la tarea a realizar.
Contrato
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Sirve como valor probatorio del servicio brindado por la empresa. 
Control de entrada y salida de documentos
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registro de los documentos que entran a la empresa, y también si se ocupa alguna salida de documentos para algún tramite correspondiente al servicio que se brindó. 
Firma digital
Resultado de imagen de firma digital

Necesaria hoy en día ya que a diario se hacen muchos negocios y trámites por Internet y es importante tener algo que los certificara dentro de la web 
Tabla de plazos
Resultado de imagen de dibujo de documento
Es importante ya que estarán todos los documentos producidos y recibidos de la empresa y en ella se registra el valor que el documento tiene para la administración. 
Instrumentos descriptivos
Resultado de imagen de dibujo documento
Sirven para tener una descripción de los documentos de la organización, los cuales son de utilidad a la hora de la búsqueda y acceso a usuarios. 
Cuadros de clasificación
Resultado de imagen de dibujo documento

 Programa koha
Resultado de imagen de koha